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为何在办公室工作如此重要?

2013年04月26日 03:05 来源: 第一财经日报 【字体:

  雅虎已经禁止员工远程办公,称远程办公妨碍合作,降低工作效率。

  在当今的世界,廉价(甚至免费)的视频会议、即时通讯和电子邮件等无处不在。借此,在家工作,甚至是在办公室以外的任何地方办公似乎比以往更容易、更有效。

  那么,为什么雅虎要明确禁止远程办公?在雅虎,电子沟通是其业务的生命线。此举令人称奇。

  网上已经广泛披露了雅虎全球人力资源总监Jackie Reses的内部备忘录的细节。根据这一内部备忘录,雅虎认为远程工作对合作不利,同时降低工作的速度和质量。备忘录中还说:“做一个雅虎人不仅仅要做好日常工作,更重要的是要互动和体验。而互动和体验只有在办公室才能完成。”

  面对面的会议很重要

  作为一个研究组织心理学的学者,我对面对面的会议何时和因何种原因很重要这一主题做过大量研究。所有这些研究为个人和公司更有效地开展工作提供了参考。

  尽管电子沟通有很多好处,尤其就降低成本而言,然而使用电子沟通手段开会也有很多缺点。在使用电子手段时,存在很多分心的机会,比如:其他的工作、查邮件、不相关的对话和其他分散注意力的事情。尤其是在家工作时,与会者通常不会像他们的同事想的那样(或他们的管理者希望的那样)参与到会议当中。

  更重要的是,从心理学的角度看,面对面会议有几个积极的方面。这些积极的方面是利用电子沟通的手段召开的会议无法实现的。

  首先,也许面对面互动最明显的好处就是:面对面。通过面对面会议,与会者能够积极参与,同时观察其他与会者的口头、非口头行为和其他细微的差别,比如:面部表情、手势和用其他方式无法捕捉到的动作。这些对于建立理解和合作都是很重要的,对于团队内部会议是这样,对于由不同团队或不同的公司联合召开的会议,亦是如此。

  电子沟通的劣势是,电子沟通会带来潜在的误读。俏皮的短评可能容易被误读为反对或彻头彻尾的攻击。

  社会动物

  与此相关的是,在同一地点办公能够满足人类的一个原始需求。作为社会动物,我们需要与其他人接触,与他人隔离是有害的。邮件和电话会议不太可能满足这些需求,尽管Facebook等社会网络现在非常流行。事实上,对Facebook的大量使用显示,也许人们更加渴求社会朋友,而这一需求在他们日常的“现实”工作和个人生活中却无法得到满足。

  人们通常提到电子沟通有一个好处,那就是,电子沟通能够使参与者不需要在同一时间做出反应。也就是说,参与者可以在自己选择的时间做出回复,从而能够按照事情的轻重缓急做工作安排。当然,这可能有损决策的速度和质量。

  反之,面对面的互动则要在同一时间进行,可能有利于做出更快更好的决策。

  心理学家的社会交换理论特别强调交换关系。根据这一理论,人际关系视为个体酬赏的交换。通过在同一地点工作,与会者或团队成员还能够建立这种交换关系,包括谈判、好感、承诺或理解。但因为本身不太正式,这些交换关系不太容易通过电子沟通的手段实现。

  透明和信任

  面对面的关系亦能帮助个体之间建立透明和信任的关系,其效果要远远超出其他形式的沟通。信任是建立有效的商业关系的重要组成部分。信任可以通过重复的互动,如正式“会议”或闲聊等其他形式,加以建立。

  这不是说电子沟通不可以建立信任。但研究显示,通过电子沟通的方式建立信任要花更长的时间。

  大量的研究也证实,通过面对面的接触,员工能更好地了解其是否适合现在所处的公司,以及能否成为公司决策过程的重要组成部分。

  在办公室工作,员工亦能通过观察其他员工的行为和情绪了解公司的相关规范、企业文化和运营方式。

  这些因素对于增强团队和公司的凝聚力是很重要的。时间价值(比如按时上班)、公司权力层、公司提倡的行为和不提倡的行为等信息都是至关重要的。不在办公室办公很难轻易地了解这些信息。

  意想不到的结果

  在办公室工作还会产生一些意想不到但可能非常有利的结果。

  尽管关注具体的工作非常重要,但在办公室闲聊可能会成为突破性创新的源泉。

  雅虎的备忘录指出: “有些极佳的决策和见解来源于走廊和咖啡厅的讨论、会见新面孔和即兴的团体会议。”

  这种即兴的讨论和会议不太可能通过电子沟通的方式实现。因为电子沟通会更加强调具体的话题。

  比如,即兴的讨论能够帮助员工之间分享信息、情绪和工作方法,相互之间获取和给予支持。这是其他的手段无法达到的效果。

  因此,在办公室工作存在很多心理上的益处。这些益处很有说服力,能够支持雅虎禁止远程工作的举动。

  诚然,与其强调非黑即白、非此即彼的讨论,公司不如强调寻求两者的最佳组合,以便实现公司的长期目标。这样对公司才最有利。

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